Tipps und Tricks

 

Hier erhalten Sie in regelmäßigen Abständen Tipps und Ratschläge

Rund um den Umgang mit dem PC, den Microsoft Office-Programmen

sowie unseren Coachingthemen.


 

Gefallen Ihnen unsere "Tipps der Woche"?

Dann abonnieren Sie doch unsere Seite auf Facebook,

um keinen Tipp mehr zu verpassen!



Hier finden Sie alle Tipps der Rubrik EDV:

Tipp 29: EDV - Word: "geschütztes" Leerzeichen oder "geschützter" Bindestrich

Wie schaffe ich es, dass "Formel 1" oder die "Formel-1-Weltmeisterschaft" auch am Zeilenende immer zusammenbleiben?

Dies haben wir uns aktuell bei der Korrektur einer 30-seitigen Studienarbeit gefragt und verraten Ihnen gerne die Lösung...

Ganz einfach:
Sie nutzen die Tastenkombination
Strg + Shift + Leertaste bzw.
Strg + Shift + Bindestrich


Tipp 26: EDV - Word: Textmarker in Word nutzen

Sie wissen sicher, dass zum Herausheben wichtiger Passagen auf einem ausgedruckten Blatt Papier ein Textmarker hilfreich ist. Auch Word hat eine "Textmarker"-Funktion integriert, die Ihnen die Arbeit erleichtert, wenn
- Sie gemeinsam mit Kollegen an ein und demselben Text arbeiten
- Fragen in einem Text auftauchen, die Sie später besprechen möchten
- Sie beim Korrekturlesen Fehler oder Doppelungen hervorheben möchten.

So nutzt man den Textmarker in Word:

Im Text mit einem
- Linksklick (gedrückt halten!) = gewünschten Bereich markieren (Bild 1)
- "Start", "Schriftart", "Textmarker"-Symbol (s. Bild 2) anklicken
Sofort ist der Bereich markiert! (s. Bild 3)

Rückgängig geht das Ganze natürlich über den selben Weg:
- Auswahlbereich markieren
- "Start", "Schriftart",
- kleiner Pfeil rechts neben "Textmarker"-Symbol anklicken
- "keine Farbe" auswählen. (s. Bild 4)

Fertig ist Ihr Text!


Tipp 23: Bilddateien in Outlook für den Mailversand komprimieren

Verschicken Sie auch häufig Bilder als Anlage mit Outlook? Da diese oft in hoher Auflösung gemacht werden, bedeutet das meist auch eine sehr hohe Dateigröße. Damit kann die Übertragung, gerade bei langsamer Internetverbindung, schon mal dauern.
Mit wenigen Klicks können Sie die Bilder für den E-Mail-Versand komprimieren.

Im ersten Schritt fügen Sie das Bild wie gewohnt als Anhang zur Mail an. Dann klicken Sie auf den Reiter „DATEI“.

Outlook bietet Ihnen jetzt im Auswahlfenster an, die Bildanlage für den Nachrichtenversand auf max. 1024 x 768 Pixel zu komprimieren. Sobald Sie Ihre Nachricht verschicken, wird die Bildgröße automatisch reduziert.


Tipp 21: Alte Termine in Outlook löschen

In Outlook bleiben eingetragene Termine permanent im Kalender, selbst wenn sie bereits seit Jahren verstrichen sind.
Um im Kalender aufzuräumen, lassen sich veraltete Einträge ganz einfach löschen.

Dazu wechselt man in Outlook im Kalender über „Ansicht“ – „Ansicht ändern“ zur tabellarischen Kalenderansicht.

Im nächsten Schritt sortiert man die Spalte „Beginn“ so, dass die angezeigten Termine chronologisch absteigend dargestellt werden. Jetzt können alle Einträge, die gelöscht werden sollen, markiert werden.
Zum Schluss entfernt man die markierten Einträge mit der Taste „Entf“ auf der Tastatur oder durch Rechtsklick –> Auswahlmenü -> „löschen“ anklicken.
Die gelöschten Einträge landen danach im Ordner „Gelöschte Objekte“ und können von dort endgültig gelöscht werden.


Tipp 16: Facebook-Kommentar kurz und einfach in der App löschen

Ist es Ihnen schon mal passiert, dass Sie am Handy einen Kommentar geschrieben haben und Sie ihn im Nachhinein möglichst schnell löschen wollten?

So können Sie diesen auf einfachem Weg in der Facebook-App löschen:

- klicken Sie oben rechts, um das Facebook-Menü aufzuklappen
- nach unten scrollen; auf "Aktivitätenprotokoll" tippen
- Kommentar auswählen, rechts auf den Pfeil gehen und "Löschen" anklicken
Schon ist der ungewünschte Kommentar verschwunden!


Tipp 14: Thema EDV - Wiederherstellen von Dokumenten

Im letzten "Tipp der Woche“ haben wir gezeigt, wie man die „Automatische Speicherung“ in Word, Excel und PowerPoint aktiviert und so nicht gespeicherte Dokumente auch danach wiederherstellen kann.
Heute erklären wir, wie man diese Dokumente wieder zurückholt:
Auf die erste Registerkarte „Datei“ gehen, dort „Zuletzt verwendet“ auswählen. 

(Bei Version 2013/2016 : „Datei“ – „Öffnen“ – „Zuletzt verwendet“)
Unten rechts findet man den Befehl „Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen“ – hier klicken, das gewünschte Dokument auswählen und öffnen.
Übrigens: Vergessen Sie nicht, nach dem Öffnen der Sicherungsdatei diese zunächst dauerhaft in einem Ordner ihrer Wahl mit dem Befehl „Speichern unter“ zu sichern!


Tipp 13: Thema EDV - Automatisches speichern von Dokumenten

Ist Ihnen das auch schon passiert:

Während der Arbeit stürzt auf einmal der Rechner ab und Sie haben Ihre Datei noch nicht gespeichert?

Word, Excel und PowerPoint verfügen hier über eine sinnvolle Funktion, die während Ihrer Arbeit das aktuelle Dokument im Hintergrund automatisch speichert. Auch wenn Sie einmal vergessen, das Dokument am Ende zu speichern, können Sie auf die automatisch gespeicherte Version zugreifen.
Voraussetzung: Die „AutoWiederherstellungsfunktion“ ist aktiv.
Über die Registerkarte „Datei“ die Schaltfläche „Optionen“ auswählen; dann in der linken Auswahlleiste auf "Speichern" klicken.

Setzen Sie im rechten Menüfeld „Dokumente speichern“ nun noch Häkchen bei „AutoWiederherstellen-Information speichern“ und „Beim Schließen ohne Speichern die letzte automatisch gespeicherte Version beibehalten“.
Wie Sie die automatische Sicherungsdatei finden und aufrufen, erklären wir im nächsten "Tipp der Woche".


Tipp 12: Thema EDV - Excel

Tabellen schnell und einfach kopieren

Wenn Sie innerhalb einer geöffneten Excel-Datei eine Tabelle mit allen Formatierungen kopieren wollen

(Anlegen eines 2. Tabellenblattes), können Sie dies aufwendig mit dem Befehl "Verschieben oder kopieren" (Tabellenblattname mit rechter Maus anklicken und Befehl aus dem Kontextmenü auswählen) erledigen.

Viel schneller und einfacher geht es so:

Drücken Sie die Strg -Taste und ziehen Sie die zu kopierende Tabellen-Registerkarte einfach mit gedrückter linker Maus

an die gewünschte Position. Das Verschiebe-Symbol erhält durch das Drücken der Strg-Taste ein kleines Pluszeichen, das den Kopiervorgang signalisiert. Lassen Sie dann zuerst die Maustaste und anschließend die Strg-Taste los – das kopierte Tabellenblatt befindet sich nun an der gewünschten Position.


Tipp 11: Thema EDV - Word

Synonyme schneller finden

Sucht man in  Word nach einer Alternative zu einem Wort, um Wiederholungen im Text zu vermeiden, kann man sich  passende Synonyme anzeigen lassen, indem man das Wort markiert, dann zur Registerkarte "Überprüfen" wechselt und anschließend "Thesaurus" auswählt.

Unserer Tipp spart Zeit - und so gehts:

Einfach das Wort anklicken, die rechte Maus-Taste drücken und im Auswahlmenü erscheint "Synonyme" mit den entsprechenden Beispielen, von denen nun direkt ein passendes ausgewählt werden kann.


Tipp 9: Thema WhatsApp

Status-Funktion  - "Schnüffel-Feature" abschalten

Seit dem letzten Update ist es in WhatsApp möglich,  zu sehen, wer sich den eigenen Status angeschaut hat.

Dadurch erfährt man, wer sich für einen interessiert oder vielleicht sogar hinter einem "herschnüffelt".

Um einzustellen, wer den eigenen Status sehen darf und wer nicht, geht man wie folgt vor:

Unter "Einstellungen" - "Account" - "Datenschutz" - "Status" kann man alle Kontakte auswählen, die den eigenen Status sehen dürfen.


Tipp 8: Thema WhatsApp

Alte Status-Funktion von WhatsApp für Android  wieder zurückholen

Nach dem letzten Update von WhatsApp (Version 2.17.79) war auf einmal die bei vielen Nutzern beliebte Status-Zeile verschwunden.

Mit einem weiteren Update (bitte im Google-App-Store prüfen, ob dieses angeboten wird - dann aktualisieren) kommt nun diese Status-Zeile wieder zurück.

Die Funktion findet sich in den Einstellungen und dort im Profil. Neben dem Namen und einem Foto kann jetzt wieder eine „Info“ hinterlegt werden. Neben vorformulierten Texten kann auch ein eigener Text (max. 139 Zeichen) erstellt werden. Der WhatsApp-Status anderer Nutzer ist jetzt wieder in der Kontaktliste sichtbar.

Dieser Tipp bezieht sich nur auf Geräte mit Android Betriebssystem. Für iOS-Nutzer soll in den nächsten Tagen ebenfalls ein Update vorliegen.


Tipp 7: Thema EDV - Outlook

Persönlichen Startordner für Outlook festlegen

Warum startet Outlook automatisch mit "Outlook heute"? Diese Grundeinstellung des Programms können Sie ändern und selber festlegen, welcher Ordner (Posteingang, Kalender, Kontakte) beim Start von Outlook geöffnet wird.

Die Einstellung hierfür finden Sie in der Registerkarte DATEI - "Optionen" - "Erweitert".
Im Abschnitt "Starten und Beenden von Outlook" klicken Sie dann bei "Outlook in diesem Ordner starten" auf "Suche" und wählen den gewünschten Ordner aus.


Tipp 6: Thema EDV

Gelöschte Dateien wieder zurückholen

Wenn Sie eine Datei aus Versehen gelöscht (oder verschoben) haben und dies rückgängig machen wollen, drücken Sie gleichzeitig "STRG + Z". Das macht Ihre letzte Aktion rückgängig.

Und Sie ersparen sich bei gelöschten Dateien den Umweg über den Papierkorb.


Tipp 4: Thema EDV - Outlook

Rechtschreibprüfung und Korrektureinstellungen

Rechtschreibfehler machen auch in einer E-Mail keinen guten Eindruck. Daher - auch wenn es schnell gehen soll oder muss – vor dem Senden den Text nochmals Korrektur lesen und Fehler verbessern!

Dabei hilft die automatische Fehler-/Rechtschreibkorrektur in Outlook - und so geht's:

Unter „Datei“ – „Outlook-Optionen“ – „E-Mail“ – „Rechtschreibung und AutoKorrektur“ finden sich viele Einstellmöglichkeiten. Um die AutoKorrektur individuell einzustellen, klickt man anschließend auf die Schaltfläche „AutoKorrektur-Optionen“.

Hier passt man die automatischen Korrekturmöglichkeiten von Outlook nach den eigenen Bedürfnissen an. So kann man zum Beispiel einstellen, dass zwei Großbuchstaben am Wortanfang nicht automatisch korrigiert werden (einfach das Häkchen vor der aktiven Option entfernen), sondern lediglich als „Fehler“ markiert werden.


Tipp 1: Thema EDV

Webcam deaktiven

Damit unerwünschte Personen von außen keinen Zugriff auf die eingebaute Webcam am PC bekommen, kann man diese natürlich "abkleben" – optisch nicht wirklich schön!

Besser: Man deaktiviert die Kamera.

So geht’s einfach:

Systemsteuerung aufrufen – Geräte-Manager anklicken - Bildverarbeitungsgeräte auswählen – mit rechter Maus im aufgeklappten Menü „Deaktivieren“ anklicken – Fertig.